Introduction
Gérer un club sportif demande du temps, de la rigueur et beaucoup d’organisation. Entre les inscriptions, la gestion des licences, la communication avec les joueurs et parents, et le suivi des finances, les bénévoles et dirigeants peuvent rapidement se sentir débordés.
C’est le défi auquel faisait face le club de volley des Monts du Sud, une association dynamique de 70 membres, avant de se tourner vers MaxiFlow Sports Club.
Nous avons rencontré Jean-Marc B., président du club, pour qu’il nous raconte son expérience.
Avant MaxiFlow : une organisation à bout de souffle
Q : Jean-Marc, à quoi ressemblait la gestion du club avant votre transition numérique ?
« C’était beaucoup d’Excel, des mails envoyés un par un, des documents papier pour les licences et un suivi manuel des cotisations. Résultat : beaucoup d’erreurs, de pertes de temps, et une frustration énorme pour nous comme pour les joueurs. »
Les problèmes principaux :
- Multiplication des outils non connectés (tableurs, Google Drive, WhatsApp…)
- Temps de traitement d’une licence : 20 à 30 minutes
- Difficulté à savoir si un joueur avait payé ou fourni tous ses documents
- Communication lente et dispersée
Pourquoi avoir choisi MaxiFlow ?
Q : Qu’est-ce qui vous a convaincu de passer à MaxiFlow Sports Club ?
« Nous cherchions une solution tout-en-un qui puisse gérer à la fois les licences, les finances, le planning des entraînements, et qui soit facile à prendre en main. MaxiFlow cochait toutes les cases, avec en plus une application mobile très intuitive. »
Les critères décisifs :
- 25 modules intégrés pour couvrir tous les besoins d’un club
- Conformité RGPD pour la protection des données
- Application mobile pour les joueurs, entraîneurs et parents
- Assistance et support en ligne réactifs
Les étapes de la mise en place
Q : Comment s’est passée la transition ?
« Nous avons commencé par importer toutes nos données dans le module "Licences". Puis nous avons paramétré le module "Finances" pour gérer les cotisations. En 2 semaines, tout le club était opérationnel. MaxiFlow nous a même fourni un accompagnement personnalisé pour former nos bénévoles. »
Clés du succès :
- Formation rapide des dirigeants et coachs
- Mise en place progressive : licences → finances → communication → planning
- Communication claire aux membres sur le changement d’outil
Les résultats obtenus
Q : Et aujourd’hui, qu’est-ce qui a changé ?
« Nous avons réduit de 60 % le temps de gestion administrative. Avant, la validation des licences prenait des soirées entières, maintenant c’est fait en quelques clics. Les paiements sont suivis automatiquement, et les membres reçoivent toutes les infos directement sur leur téléphone. »
Bénéfices constatés :
- Temps de traitement d’une licence : 5 minutes au lieu de 25
- Paiements à jour dans 90 % des cas dès la première relance automatique
- Communication instantanée via l’application
- Calendrier centralisé pour tous les entraînements et matchs
Le retour des membres
Q : Les joueurs et parents ont-ils adopté l’outil facilement ?
« Absolument. L’application mobile a été un vrai plus. Les joueurs voient leurs convocations, les parents peuvent gérer les licences de leurs enfants, et tout le monde reçoit les infos au même endroit. »
Satisfaction mesurée :
- 92 % des membres trouvent la communication plus claire
- 85 % estiment que le club est mieux organisé depuis la digitalisation
Le conseil du président
Q : Que diriez-vous à un autre club qui hésite à passer au numérique ?
« La digitalisation n’est plus une option. Avec un outil comme MaxiFlow, on gagne du temps, on réduit les erreurs et on améliore l’expérience pour tout le monde. Si vous voulez que votre club avance, c’est le moment de franchir le pas. »
Conclusion
L’expérience du club de volley des Monts du Sud montre qu’avec les bons outils et un accompagnement adapté, la digitalisation peut transformer le quotidien d’un club sportif, quelle que soit sa taille.