Introduction
Que ce soit pour un match, un tournoi, une soirée de gala ou un événement caritatif, la gestion de la billetterie et du suivi des participants est souvent un casse-tête pour les clubs sportifs.
Entre les ventes manuelles, les listes papier et les contrôles à l’entrée, les erreurs et pertes de temps sont fréquentes.
Avec un ERP comme MaxiFlow Sports Club, vous pouvez gérer tout cela en ligne :
- Création de l’événement
- Vente de billets avec QR code
- Contrôle rapide à l’entrée
- Suivi des participants en temps réel
1. Créer l’événement dans l’ERP
Objectif : centraliser toutes les informations de l’événement.
- Accéder au module Événements
- Définir les infos clés : nom, date, lieu, description, capacité d’accueil
- Ajouter les visuels et affiches de l’événement
- Choisir la catégorie (match, tournoi, gala, événement caritatif…)
- Paramétrer les tarifs (standard, VIP, gratuit…)
Astuce : prévoyez un quota de billets en ligne et un quota sur place pour plus de flexibilité.
2. Mettre en place la billetterie QR code
Objectif : fluidifier l’achat et le contrôle des billets.
- Activer l’option Vente en ligne dans MaxiFlow
- Générer automatiquement les billets avec QR code unique
- Permettre l’achat par carte bancaire, PayPal ou virement
- Envoyer le billet par email au participant
- Offrir la possibilité d’ajouter le billet au portefeuille mobile (Apple Wallet, Google Pay)
Chaque QR code est lié à une place unique et ne peut être validé qu’une fois.
3. Promouvoir l’événement
Objectif : maximiser le nombre de participants.
- Publier l’événement sur le site web du club et l’application mobile
- Partager le lien d’achat sur les réseaux sociaux
- Envoyer une newsletter ciblée aux membres et anciens participants
- Afficher un compteur de billets restants pour inciter à réserver rapidement
- Collaborer avec les sponsors pour partager l’événement sur leurs canaux
4. Contrôler les entrées le jour J
Objectif : éviter les files d’attente et fraudes.
- Utiliser l’application mobile MaxiFlow pour scanner les QR codes
- Valider ou refuser automatiquement l’accès en fonction de la validité
- Afficher le nom du participant et son type de billet à l’écran
- Suivre en temps réel le nombre de personnes entrées
En cas de billet invalide, un message d’alerte s’affiche immédiatement.
5. Suivre les participants et analyser l’événement
Objectif : mesurer l’efficacité et améliorer les prochains événements.
- Exporter la liste des participants avec leurs informations
- Analyser le taux de présence par rapport aux billets vendus
- Identifier les canaux d’acquisition les plus efficaces
- Enregistrer les préférences et habitudes pour inviter les participants aux prochains événements
6. Les avantages du QR code + suivi
- Gain de temps pour les organisateurs
- Réduction des fraudes et doublons
- Données précises pour les bilans
- Expérience fluide pour les participants
- Intégration complète avec les autres modules du club (communication, finance, sponsors)
Conclusion
La billetterie QR code avec suivi des participants n’est plus réservée aux grands événements.
Avec MaxiFlow Sports Club, chaque club, même amateur, peut mettre en place un système professionnel, fiable et rapide, tout en améliorant l’expérience spectateur et en collectant des données utiles pour l’avenir.